Resumen ejecutivo

El evento para desarrolladores de software J On The Beach acudió a Glissmarket para colaborar en la organización y marketing de su sexta edición, con un objetivo de asistencia de 600 personas, a un ticket medio de más de 250€. Mediante nuestra experiencia e implementación de herramientas como Email Marketing Automation, CRM, SEO, Gestión de Redes Sociales y Campañas de captación con anuncios pagados, se superaron los objetivos en un 36%. La producción del evento se realizó sin contratiempos, consiguiendo una puntuación Net Promoter Score de 8,3 entre los asistentes.

El cliente

J On The Beach es una conferencia para desarrolladores y DevOps en torno al Big Data que se celebra en Málaga desde 2016. Para la sexta edición (27 al 29 de abril de 2022) contaron con Glissmarket para la organización y marketing del evento.

El desafío

La edición anterior de J On The Beach había sido cancelada por la pandemia. Hacía casi 3 años que no se celebraba un evento físico y todavía había dudas en cuanto a la seguridad de los participantes por las restricciones sanitarias vigentes. 

Además, en los eventos tecnológicos es complicado alcanzar a los participantes pues hay mucha competencia por el talento en las empresas y los usuarios cambian de empresa (y de email) con frecuencia. Aunque se contaba con un historial de 4 ediciones anteriores, la planificación de cada evento prácticamente parte desde cero.

Nuestro enfoque

Nuestra tarea en la organización de J On The Beach se realizó en 3 áreas principales:

1)Captación de Leads, seguimiento y aumento de la conversión

Con la base de un dossier de sponsors muy completo y en el que se resolvían las principales dudas de los interesados en participar/patrocinar, creamos una landing page en el sitio web del evento para que la descarga del dossier abriera una ficha en el CRM y lanzara una automatización para enviar un email con un primer contacto y una propuesta de videollamada. Después de un primer contacto, se lanzaban tareas de follow-up para seguir madurando los leads más interesados para conseguir la firma del contrato de patrocinio.

2)Estrategia de marketing inbound, contenidos y RRSS

Se creó un calendario de contenidos, que incluía blogs, posts en redes sociales y envíos de newsletter desde el comienzo de la comercialización de los tickets hasta después del evento. Se contó con materiales desde textos, imágenes y vídeos de producción propia con los que poder crear la imagen adecuada entre las audiencias seleccionadas.

En el caso de la base de datos de contactos, se fué limpiando de emails rebotados y ampliando con campañas de publicidad en Twitter y conexiones en LinkedIn. 

3)Producción del evento.

El evento tuvo lugar en 2 localizaciones durante 3 días. El primer día en el Polo de Contenidos Digitales acogió el track de Data Science (novedad en esta edición) y los talleres para participantes que quieren ampliar su formación con un contenido práctico. 

Los siguientes 2 días tenía lugar en FYCMA la celebración del evento principal, que contaba con 3 escenarios y más de 40 ponentes. Además se preparó una zona de exposición con 20 espacios para patrocinadores y asistentes donde poder hacer networking entre las charlas.

Se organizaron 3 eventos nocturnos para ponentes y asistentes. 

Se gestionó un equipo de 25 voluntarios para atender a los más de 800 participantes en los 3 días del evento. 

Para coordinar todas estas actividades se realizó una gestión del proyecto con reuniones semanales entre los diferentes equipos de cada área.

Resultados

El formulario de satisfacción enviado tras el evento otorgó un Net Promoter Score de 8,3.

Se cubrieron todos los paquetes de patrocinio con mayor visibilidad y se vendieron todas las entradas para asistentes. Sold out.